Suosittelemme

Data Group Helsinki keskusta, Aames Oy 15.09.2017
Data Group Helsinki keskusta, Aames Oy 11.09.2017

Avainsanat

Jaa sisältö

SharePoint on palvelu, jota käytetään tyypillisesti yrityksen sisäiseen viestintään ja dokumentinhallintaan.

SharePoint on saatavana erillisenä ratkaisuna sekä osana Office 365:sta, johon kuuluu lisäksi Exchange, OneDrive for Business, Skype for Business ja Office-ohjelmat.

SharePoint tuo lukuisia mahdollisuuksia. Sen avulla voidaan hyödyntää yhteisiä työtiloja ja muokata dokumentteja yhdessä. Sitä voidaan käyttää miltä tahansa päätelaitteelta. Koska moni työ tapahtuu perinteisen virastoajan ulkopuolella, tarvitaan joustavia ratkaisuja. SharePointin hyötyjä ovat:

  • Helppokäyttöisyys 
  • Työkalut ja dokumentit perustuvat tuttuihin Microsoft Office -ohjelmiin
  • Mahdollisuudet viestinnän tehostamiseen
  • Joustavat kokouskäytännöt
  • Tiedot on aina saatavilla

Tehokkaampaa viestintää

Esimerkiksi verkkolevyjakoihin tai pilvipalveluihin verrattuna SharePoint on huomattavasti helpompi ja miellyttävämpi käyttää yrityksen tilojen ulkopuolella. SharePoint voidaan tehdä myös yrityksen seinien sisäpuolelle, mutta se on tänä päivänä harvinaisempaa. 

SharePoint tarjoaa mahdollisuuksia yrityksen sisäisen viestinnän tehostamiseen. Sivustolle voidaan tallentaa dokumentti esimerkiksi uudesta työ-ohjeistuksesta, josta menee tieto henkilöstölle. SharePointissa voidaan vaatia, että viesti käydään kuittaamassa luetuksi tietyn ajan sisällä ja näin varmistaa, että se on huomattu. 

Kokouksissa SharePointia voidaan hyödyntää esimerkiksi tietojen esittämispaikkana tai pöytäkirjojen säilytyspaikkana. Pöytäkirjamuistiota tehdessä kaikki osallistujat voivat tehdä muistiinpanoja samanaikaisesti omalta tietokoneeltaan, eikä erillistä sihteeriä välttämättä tarvita. Etäkokouksissa voidaan hyödyntää Office 365 -palveluun kuuluvaa Skype for Businessia. 

Tietoturvallista kommunikointia

SharePointin avulla tietoa voidaan jakaa helposti ja turvallisesti. Siihen voidaan tehdä erillisiä sivuja, joilla on erilaiset käyttöoikeudet. Esimerkiksi koulutukseen osallistuva henkilöstö voi perustaa oman aiheeseen liittyvän sivun ja ladata sinne materiaalia vain omaan käyttöönsä. Asiakastapahtumien järjestäminen on sujuvaa, kun kuka tahansa yrityksen edustaja voi ottaa ilmoittautumisia vastaan ja ne ovat saman tien kaikkien nähtävillä. 

SharePoint on kuitenkin paljon muutakin kuin yrityksen intranet. Sen kautta voidaan jakaa tietoa myös asiakkaille ja kommunikoida sähköpostia kätevämmin. Esimerkiksi tavarantoimittaja voi jakaa asiakkaalle ajantasaisen toimitusaikaluettelon tai aliurakoitsija päästä rakennustyömaakohteen piirustuksiin. Myös kokonaiset ulkoiset internetsivut on mahdollista luoda SharePointin kautta. SharePointin hyötyjä ovat sen joustavuus, helppokäyttöisyys ja turvallisuus.

Sami-Ville Jormanainen, Data Group Kotka 29.08.2016

Suosittelemme

Data Group Helsinki keskusta, Aames Oy 15.09.2017
Data Group Helsinki keskusta, Aames Oy 11.09.2017

Avainsanat

Jaa sisältö